Warenverkaufskunde

Verkostungs-Events richtig planen

Verkostung Häppchen
Verkostung Häppchen
Bildquelle: Sander Dalhuisen/Unsplash

Ein Schlemmerabend für Ihre Kunden ist eine tolle Sache, macht aber auch viel Arbeit. Tipps aus der Praxis, mit denen man einen solchen Event besser organisieren kann.

„Was der Bauer nicht kennt, das isst er nicht!“ – Dieses Sprichwort kann man bezogen auf den Handelsalltag wunderbar umwandeln: „Was der Kunde nicht kennt, das kauft er nicht!“. Oder anders ausgedrückt: Der Konsument muss die Produkte kennenlernen, damit er zum Käufer wird. Sonst bringt es nichts, wenn in den Bedienungstheken der leckerste Käse, das zarteste Fleisch und der frischeste Fisch liegen.

Eine gute und detaillierte Planung ist Grundlage für den Erfolg einer Verkostungs- Veranstaltung.

Das Zauberwort heißt: Verkostung! Wer die Ware an den Mann und die Frau bringen möchte, lässt ihn oder sie probieren. Verkostungen an den Bedienungstheken oder speziellen Ständen gehören im Handel zur Pflicht. Zur Kür wird das Thema, wenn man daraus eine spezielle Veranstaltung macht, etwa in Form eines Schlemmerabends oder eine Azubi-Aktion. Eine solche Aktivität birgt die Chance, viele interessante Produkte (auch aus mehreren Warengruppen) geschickt in Szene zu setzen. Gleichzeitig dient sie als hervorragendes Instrument zur Kundenbindung. Allerdings sind solche Events auch mit viel Arbeit verbunden. Gute Organisation im Vorfeld hilft, damit diese Mühe auch Früchte trägt. Wie bei vielen großen Veranstaltungen, ist es hilfreich, die Arbeit in drei Abschnitte zu unterteilen: Planung, Organisation und Durchführung.

Schritt 1: die Planung

Wer sich dazu entscheidet, einen Kundenevent zu veranstalten, sollte unter anderem folgende Fragen klären:

  • Was möchte ich mit der Veranstaltung bewirken? Soll etwa nach dem Umbau einer Bedienungstheke das veränderte Sortiment dargestellt werden? Oder eine gesamte Warengruppe, wie zum Beispiel FairTrade-Artikel im Rahmen einer Nachhaltigkeitswoche einem breiteren Kundenkreis präsentiert werden? Veranstalten die Auszubildenden im Markt ein Oktoberfest mit Würstchen und Bier? Welches Budget steht für die Aktion zur Verfügung? Danach richten sich alle nachfolgenden Schritte.
  • Wo findet die Veranstaltung statt? Auf einer ausreichend großen Aktionsfläche im Markt? Im Eingangsbereich? Auf dem Parkplatz? Im Gastronomiebereich? Die Fläche muss zum einen groß genug sein, zum anderen sollten die Wege zu den Theken oder Kochstellen möglichst kurz sein. Außerdem sollte das Ambiente stimmen!
  • Welches ist der richtige Termin? Das kommt naturgemäß auf die Öffnungszeiten des Marktes an, und auf die Käuferstruktur. Wichtig ist auf jeden Fall: genügend Vorlauf!
  • Wer wird angesprochen? Alle Kunden, die an diesem Tag die Verkaufsfläche besuchen (dann empfiehlt sich die Ankündigung im Handzettel)? Oder ein ausgesuchter Kundenkreis, der im Einzelgespräch beispielsweise an der Fischtheke gezielt eingeladen oder über die Kundenkartei ausgewählt wird? Auf der sicheren Seite ist man, wenn die Interessenten vorab eine Eintrittskarte kaufen (die übertragbar sein sollte), dann kann man die Zahl besser abschätzen. Sobald der Termin feststeht, sollte die Personalplanung darauf abgestimmt werden, damit beim Event ausreichend Mitarbeiter vor Ort sind.

Schritt 2: die Organisation

Bilden Sie Arbeitsgruppen! Wer spricht welche Lieferanten an, wer kümmert sich um rechtliche Fragen (wie eventuell eine Schankgenehmigung), wer schreibt Einladungen, lädt die örtliche Presse ein und gestaltet den Handzettel? Wichtig: Notieren, wer was macht, und dazu schreiben, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Beim nächsten Treffen des Organisations-Teams kann man überprüfen, was schon erledigt und was noch zu tun ist.

  • Festlegen, was es zu Essen und Trinken geben soll! Steht der Event unter einem Motto? Italienischer Käse und Wein, Frankreich-Woche, Halloween, Grillen für Profis – lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf! Egal, ob man Antipasti, Fisch oder Käse mit den passenden Weinen anbietet: Am besten macht man eine Proberunde im Vorfeld, damit man die richtigen Speisen und vor allem Mengen in den Griff bekommt!
  • Überlegen Sie, wie die Ware angeboten wird!
  • Auf Porzellantellern (Spülen!) oder besser auf Einweg-Geschirr? Welches Besteck, welche Gläser, welche Dekoration? Die Art und Weise der Darreichung muss stimmen: Kein Mensch käme auf die Idee, Champagner in Plastikbechern anzubieten.
  • Wird die Veranstaltung moderiert? Erklärt also einer der Organisatoren, was die Gäste auf dem Teller oder im Glas haben? Vielleicht kann zusätzlich ein Experte für den Abend gebucht werden? Dazu kann man bei geeigneten Lieferanten anfragen, außerdem bei den Warenverantwortlichen bei der eigenen Zentrale.
  • Sitzgelegenheiten oder Stehtische besorgen! Reichen Biertische und -bänke aus, die dekoriert werden? Oder will man den Gästen einen festlichen Abend bieten? Dann sind Tischdecken und bequeme Stühle erforderlich.
  • Planen Sie spezielle Angebote für die Kunden, die das Event besuchen: z. B.: Wer fünf Flaschen Wein kauft, bekommt eine gratis dazu.
Verkostung Häppchen
Bildquelle: Katarzyna Pracuch/Unsplash

Schritt 3: Die Durchführung

  • Mittels einer Checkliste am Vortag prüfen, ob alle Vorbereitungen getroffen sind! Falls etwas vergessen wurde, kann man noch improvisieren!
  • Das A&O für die gelungene Veranstaltung sind motivierte Mitarbeiter, und zwar in ausreichender Zahl. Vorher festlegen, wer aufbaut, bei der Veranstaltung bedient, und wer nachher abbauen muss!
  • An Zettel und Stifte für die Kunden denken! Sie sollen die Chance haben, Ihre Eindrücke zu notieren, wenn sie einen neuen Wein kennengelernt haben.
  • Fotos von der Veranstaltung machen oder von einem Profi schießen lassen! Diese können einen Artikel in der örtlichen Presse illustrieren, finden Platz auf der Homepage des Händlers und können der Aufmacher für die nächste Einladung sein.
  • Alles Wichtige aufschreiben und in einem Ordner abheften, damit die nächste Veranstaltung einfacher zu organisieren ist (Ansprechpartner, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Bezugsquellen etc.) Wichtig: Welche Mengen wurden tatsächlich benötigt? Sofort nach der Veranstaltung aufschreiben, was man beim nächsten Mal verbessern kann! Dazu ist eine Nachbesprechung sinnvoll, bei der die Zuständigen gemeinsam ein Fazit ziehen.

Checkliste

Am Tag vor einer Veranstaltung sollte man anhand einer Checkliste prüfen, ob die Vorbereitungen abgeschlossen sind. Die Liste kann und sollte individuell ergänzt werden.

  • Ist ausreichend Ware vorhanden? Steht die kühlbedürftige Ware kalt?
  • Sind die Sitzmöglichkeiten angeliefert worden?
  • Stehen Becher, Teller, Besteck, Servietten etc. zur Verfügung?
  • Ist die Dekoration fertig?
  • Bei Bedarf: Musikanlage mit Mikrofon checken!
  • Ein Blick auf mögliche Gefahrenstellen: Liegen Stromkabel oder sonstige Stolperfallen herum? Gefahrenstellen beseitigen!
  • Sind Zettel und Stifte für die Kunden in ausreichender Zahl vorhanden?
  • Sind die Marktmitarbeiter einheitlich (und hübsch!) gekleidet?
  • Sind auch die unangenehmen Aufgaben verteilt, wie Müll beseitigen, Spülen, Abbauen?
  • Steht eine Kamera zur Verfügung oder im besten Fall ein professioneller Fotograf?

Wissen checken

Wer diese Warenverkaufskunde aufmerksam gelesen hat, kann die folgenden Fragen leicht beantworten. Die Antworten stehen darunter.

  1. Was kann es bringen, ein Verkostungs-Event durchzuführen?
  2. In welche drei Abschnitte kann man das Projekt einteilen?
  3. Wozu sollte man Fotos der Veranstaltung machen?
Antworten zeigen
  1. Ein solcher Themenabend (oder Brunch etc.) dient der besseren Kundenbindung. Außerdem kann man dem Kunden verschiedene Produkte vorstellen.
  2. Planung, Organisation und Durchführung mit anschließender Nachbesprechung.
  3. Zur Veröffentlichung in der örtlichen Presse, für kommende Einladungen, zur Dokumentation auf der Homepage.
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Die Warenverkaufskunde erscheint regelmäßig als Sonderteil im Magazin Lebensmittel Praxis.